Mnogi ljudi svakodnevno rade stvari za koje veruju da im pomažu da završe više obaveza. Preskaču pauze, prihvataju svaki novi zadatak i pokušavaju da istovremeno odgovore na poruke, prate sastanak i provere pristigle mejlove.Na prvi pogled izgleda kao da na taj način štede vreme. U stvarnosti, često se događa suprotno, pažnja slabi, greške postaju češće, a osećaj umora javlja se mnogo pre završetka dana.Zdrava produktivnost ne podrazumeva neprekidan rad. Ona se zasniva na pravilnom raspoređivanju energije, postavljanju prioriteta i jasnom odvajanju vremena za posao od vremena za odmor.
1. Obavljanje više zadataka istovremeno
Odgovaranje na poruke tokom sastanka ili proveravanje mejlova dok radite na važnom dokumentu može stvoriti osećaj da uspešno obavljate nekoliko stvari odjednom.Međutim, mozak se najčešće ne bavi svim zadacima istovremeno, već brzo prebacuje pažnju sa jednog na drugi. Svako takvo prebacivanje zahteva dodatnu koncentraciju i energiju.Zbog toga zadaci mogu trajati duže, a mogućnost da napravite grešku postaje veća. Do kraja dana možete se osećati iscrpljeno, iako nijednom zadatku niste posvetili punu pažnju.Šta možete da uradite?
Izaberite jedan zadatak i odredite vreme tokom kojeg ćete se baviti samo njime. Isključite nepotrebna obaveštenja, zatvorite druge prozore na računaru i sklonite telefon iz neposredne blizine.Kada završite jednu obavezu, pređite na sledeću. Na taj način ćete raditi smirenije, brže i sa manje grešaka.Povezane vesti
2. Preskakanje pauza
Ručak za radnim stolom i odlaganje odmora zbog još jednog „hitnog“ zadatka možda deluju kao dokaz vrednoće, ali neprekidan rad ne znači nužno i bolji rezultat.Bez kratkog predaha pažnja postepeno opada, telo postaje napeto, a i jednostavni zadaci počinju da zahtevaju više truda.Pauza nije izgubljeno vreme. Ona omogućava da se udaljite od obaveza, razbistrite misli i vratite poslu sa više energije.Odredite nekoliko kratkih pauza tokom dana i tretirajte ih kao deo svog rasporeda. Tokom pauze nemojte proveravati poslovne poruke niti pokušavati da završite „samo još jednu sitnicu“.Ustanite, prošetajte, popijte vodu, pogledajte kroz prozor ili nekoliko minuta mirno dišite. Čak i kratak predah može vam pomoći da nastavite dan sa više koncentracije.3. Beskonačna lista obaveza
Lista zadataka može biti veoma korisna, ali samo ako je realna i dobro organizovana. Kada na jedno mesto zapišete sve što biste želeli da završite, od važnih poslovnih obaveza do sitnica koje mogu da sačekaju, lista lako postaje dodatni izvor stresa.Umesto osećaja kontrole, svaki pogled na nju može izazvati utisak da nikada nećete stići da završite sve što ste planirali.Problem nije u samom zapisivanju obaveza, već u tome što im često ne određujemo prioritet. Kada sve izgleda jednako važno, teško je odlučiti odakle treba početi.Za svaki dan izaberite nekoliko najvažnijih zadataka. Ostale obaveze rasporedite prema hitnosti ili ih prebacite na drugi dan.Možete ih podeliti u tri grupe:- zadaci koje morate završiti danas;
- zadaci koje bi bilo dobro završiti;
- zadaci koji mogu da sačekaju.
Kraća i jasnije organizovana lista pomoći će vam da lakše pratite napredak i smanjite osećaj preopterećenosti.
4. Stalna dostupnost
Telefon je uvek pored vas, obaveštenja su uključena, a na poslovne poruke odgovarate čak i uveče, tokom vikenda ili na odmoru. Takvo ponašanje može ostaviti utisak odgovornosti, ali vas istovremeno drži u stanju stalne pripravnosti.Kada očekujete da će svakog trenutka stići nova poruka ili poziv, teško je potpuno se opustiti. Čak i kada ne radite, jedan deo pažnje ostaje usmeren na posao.Vremenom granica između poslovnog i privatnog života postaje sve slabija, a slobodno vreme više ne donosi pravi odmor.Kada radite, budite potpuno usmereni na posao. Kada ste slobodni, dozvolite sebi da se zaista isključite.Ukoliko zbog prirode posla morate da budete dostupni, odredite tačno vreme za proveravanje hitnih poruka. To može biti, na primer, 20 ili 30 minuta ujutru ili uveče. Nakon toga ponovo utišajte obaveštenja.Jasne granice ne znače da ste neodgovorni. One vam pomažu da sačuvate energiju i budete prisutniji onda kada je to zaista potrebno.5. Govorite „da“ svakoj molbi
Pomoći drugima je lepo, ali stalno prihvatanje novih obaveza može vas ostaviti bez vremena za sopstvene potrebe.Automatsko „da“ često izgovaramo zato što ne želimo da razočaramo druge, izazovemo neprijatnost ili ostavimo utisak da nismo spremni da pomognemo. Problem nastaje kada prihvatimo zadatak iako je naš raspored već potpuno popunjen.Svaka nova obaveza zahteva vreme i energiju. Kada ih preuzmete previše, kvalitet rada može da opadne, a nezadovoljstvo i umor da se povećaju.Ne morate svaku molbu odmah da prihvatite ili odbijete. Najpre proverite koliko vremena imate i šta se od vas tačno očekuje.Možete pomoći, ali uz jasno određene granice. Na primer:Na taj način ne odbijate drugu osobu, ali birate rešenje koje vas neće dodatno opteretiti.Korisne su i rečenice poput:- „Proveriću raspored i javiti vam.“
- „Mogu da pomognem, ali tek sledeće nedelje.“
- „Nemam vremena da preuzmem ceo zadatak, ali mogu da uradim jedan deo.“
Postavljanje granica nije sebično. Ono vam omogućava da obećate samo ono što zaista možete da ispunite.
Isprobajte pravilo 15 minuta bez telefona
Promene ne moraju biti velike da bi donele rezultat. Za početak možete primeniti jednostavno pravilo 15-minutnog isključivanja.Kada završite posao, uključite režim „Ne uznemiravaj“ i narednih 15 minuta nemojte proveravati mejlove, društvene mreže ni poruke.To vreme možete iskoristiti da:- mirno popijete vodu ili čaj;
- uradite nekoliko laganih vežbi istezanja;
- kratko prošetate;
- presvučete se i pripremite za ostatak dana;
- jednostavno sedite bez ekrana i novih informacija.
Foto: Freepik.com
